Operatore amministrativo

Profilo Professionale

Il corso è specificamente progettato per rafforzare le competenze degli Operatori Amministrativi Segretariali, fornendo loro una formazione mirata all'acquisizione di abilità necessarie per operare efficacemente in un contesto aziendale. Al termine del corso, ai partecipanti verrà rilasciato un attestato di frequenza basato sulle competenze descritte nelle ADA (Attività di Apprendimento e Sviluppo) “ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili" e “ICDL STANDARD - Computer Essentials; Online Essentials; Spreadsheets; Word Processing”.

Il programma formativo è ideato per sviluppare abilità pratiche piuttosto che competenze tecniche avanzate di contabilità, concentrandosi principalmente sul ruolo degli impiegati come interfaccia tra l'impresa e lo studio commercialista. Gli obiettivi sono quelli di fornire conoscenze e strumenti per gestire la documentazione aziendale, facilitare la comunicazione e supportare le operazioni amministrative quotidiane.

L'obiettivo principale è dotare gli impiegati delle competenze necessarie per gestire efficacemente la documentazione aziendale: devono essere in grado di riconoscerla, organizzarla accuratamente, eseguire controlli preliminari e infine trasferirla in modo sicuro allo studio commercialista.

In aggiunta, gli impiegati saranno responsabili della gestione operativa quotidiana che include pagamenti, incassi, e la gestione delle transazioni bancarie, oltre alla cura della prima nota. Essi non saranno incaricati delle registrazioni contabili dirette, ma dovranno saper organizzare i dati in file di Excel predisposti e strutturati secondo le specifiche dello studio commercialista.

Il corso comprende anche una componente significativa dedicata alle competenze di segreteria, dove gli impiegati apprenderanno a gestire autonomamente vari aspetti tecnici e organizzativi. Impareranno ad utilizzare strumenti digitali di office automation, sviluppando abilità per rispondere con efficienza alle esigenze e alle priorità indicate dai loro referenti aziendali. Questa formazione mira a rendere gli impiegati più versatili, autonomi e strategicamente importanti per le operazioni quotidiane dell'azienda.

Attività e Competenze

L'operatore amministrativo sarà in grado di gestire autonomamente la documentazione contabile aziendale, collaborare efficacemente con il consulente esterno, e utilizzare software gestionali per ottimizzare il processo amministrativo. Sarà inoltre in grado di assicurare la conformità normativa e la sicurezza dei dati aziendali.

Obiettivo del Profilo

L'operatore amministrativo per la gestione contabile aziendale è una figura professionale responsabile dell'organizzazione, gestione e coordinamento della documentazione contabile e amministrativa. L'operatore funge da interfaccia tra l'azienda e lo studio commercialista o consulente esterno, assicurando che la documentazione contabile sia correttamente gestita e trasmessa per la registrazione contabile e gli adempimenti fiscali e previdenziali. Un aspetto fondamentale del ruolo è l'uso efficiente delle tecnologie informatiche e dei software gestionali.

Principali Responsabilità

• Gestione della documentazione contabile: Organizzare, archiviare e mantenere aggiornata la documentazione amministrativa, tra cui fatture, ricevute, note spese e report finanziari.
• Verifica e controllo della documentazione: Assicurarsi che i documenti siano corretti, completi e conformi alle normative, e pronti per essere inviati al consulente esterno per la registrazione contabile e gli adempimenti fiscali.
• Emissione delle fatture: Gestire il processo di emissione delle fatture attive e passive, verificando la correttezza e conformità con le normative vigenti.
• Collaborazione con il consulente esterno: Coordinarsi con lo studio commercialista per la trasmissione della documentazione fiscale e contabile e fornire chiarimenti o informazioni aggiuntive, se necessario.
• Adempimenti fiscali e previdenziali: Supportare la preparazione della documentazione per gli adempimenti fiscali (IVA, IRPEF) e previdenziali (INPS), garantendo la trasmissione puntuale delle informazioni.
• Sicurezza e privacy: Garantire la protezione delle informazioni sensibili legate alla documentazione aziendale e assicurarsi della conformità alle normative GDPR.

Competenze Informatiche

• Conoscenza dei software gestionali e contabili: L'operatore amministrativo deve essere in grado di utilizzare software gestionali specifici per l'organizzazione e la gestione della documentazione contabile e amministrativa. Questi software includono sistemi per l'emissione di fatture elettroniche, la registrazione delle spese aziendali, e la gestione dei rapporti finanziari.

Software di riferimento:

• Software di contabilità: per la gestione e monitoraggio dei flussi finanziari aziendali.
• Sistemi di archiviazione documentale (es. SharePoint, DocuWare, Arxivar): per l'archiviazione e la ricerca efficiente dei documenti contabili.
• Software per la gestione delle fatture elettroniche: per l'emissione, invio e ricezione delle fatture elettroniche secondo le normative fiscali italiane.
• Utilizzo di pacchetti Microsoft Office (Word, Excel, Outlook):
  • Excel: Capacità di creare, gestire e analizzare fogli di calcolo per la registrazione di spese, controllo di flussi di cassa, e preparazione di report finanziari. Uso di formule avanzate per elaborare dati contabili e costruire modelli di proiezione finanziaria.
  • Word: Redazione e formattazione di documenti amministrativi e lettere ufficiali.
  • Outlook: Gestione delle comunicazioni interne ed esterne, organizzazione del flusso di email, gestione di calendari e scadenze amministrative.
• Competenza nella gestione della fatturazione elettronica: L'operatore deve essere in grado di gestire il processo di emissione e controllo delle fatture elettroniche, utilizzando piattaforme specifiche per assicurare la conformità con le normative fiscali italiane (es. Sistema di Interscambio - SDI).
• Utilizzo di piattaforme di archiviazione in cloud: Capacità di lavorare con strumenti di archiviazione cloud (es. Google Drive, OneDrive, Dropbox) per il backup sicuro dei documenti e la condivisione con il consulente esterno.
• Sicurezza informatica e protezione dei dati:
  • Conoscenza delle basi di sicurezza informatica, inclusi metodi di crittografia e protezione delle informazioni sensibili.
  • Conformità alle normative GDPR per la gestione della privacy, garantendo la protezione dei dati personali dei clienti, fornitori e dipendenti all'interno del sistema aziendale.
  • Utilizzo di strumenti per il monitoraggio degli accessi ai documenti digitali, garantendo la sicurezza dei file e la tracciabilità delle modifiche.
• Utilizzo di piattaforme per la comunicazione e collaborazione online: Capacità di utilizzare strumenti per la comunicazione digitale (es. Microsoft Teams, Zoom) per il coordinamento con il consulente esterno, la condivisione dei documenti, e la gestione delle attività aziendali in smart working.

Competenze Generali

• Conoscenze amministrative di base: Comprensione delle procedure amministrative aziendali e capacità di organizzare e gestire la documentazione in maniera sistematica.
• Conoscenza normativa: Familiarità con le principali normative fiscali italiane (IVA, IRPEF, INPS) e con le leggi sulla privacy (GDPR).
• Capacità di problem-solving: Abilità nel risolvere problemi legati a errori nella documentazione, discrepanze nelle fatture o richieste di chiarimento da parte del consulente esterno.
• Capacità di comunicazione: Doti di comunicazione per interfacciarsi con il consulente esterno e con il personale interno, assicurando che le informazioni siano trasmesse in modo chiaro e tempestivo.
• Attenzione al dettaglio: Elevata precisione nel controllo e verifica della documentazione contabile, garantendo l'assenza di errori o omissioni.

Contesto Lavorativo

L'operatore amministrativo lavora in un ufficio aziendale, spesso in team con altre figure amministrative o con i responsabili della contabilità, ed è in costante coordinamento con lo studio commercialista esterno. Utilizza prevalentemente strumenti digitali per la gestione dei documenti, la fatturazione e il monitoraggio delle attività fiscali.

Per maggiori informazioni, Sara D'Apolito è a tua disposizione al numero 3758603866 

Il corso è finanziato dall’Unione europea – Next Generation EU nell’ambito del PNRR Missione 5 “Inclusione e coesione” Componente 1 “Politiche per il Lavoro”, Riforma 1.1 “Politiche Attive del Lavoro e Formazione

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